Cara Penyusunan SKP Pejabat Struktural dan JFU #4

pada dasarnya penyusunan SKP bagi JFT adalah disesuaikan dengan butir-butir kegiatan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan yang mengatur JFT yang bersangkutan

Membahas judul di atas memang tidak pernah habis-habisnya. Konon, penyusunan SKP bagi pejabat strutural dirasa yang paling tidak gampang, kata para PNS di sebuah satuan kerja tempat saya bekarja saat konsultasi di sela-sela rutinitas. Berbeda dengan bagaimana cara menyusun SKP bagi pejabat fungsional tertentu (JFT seperti guru, widiaiswara, dosen, peneliti, penyuluh pertanian, penyuluh agama, penyuluh KB, jaksa, auditor, pemeriksa, dokter, dokter gigi, penghulu, dan sebagainya yang saat ini ± 120an JFT - klik informasinya di www.menpan.go.id, penyusunan SKP bagi JFT sangatlah mudah karena pada dasarnya penyusunan SKP bagi JFT adalah disesuaikan dengan butir-butir kegiatan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan yang mengatur JFT yang bersangkutan, artinya jika seorang jaksa ingin menyusun SKP, yang bersangkutan harus melihat kembali Permenpan yang mengatur JFT Jaksa (Permenpan No 18/M.PAN/1989). Demikian juga guru, dosen, dokter, dokter gigi, perawat, apoteker, asisten apoteker, arsiparis, penghulu, pengawas sekolah, instruktur, inspektur tambang. P2UPD dan sebagainya.

Silahkan periksa kembali tulisan saya tentang Penyusunan SKP bagi Pejabat Struktural/JFU di postingan #1, #2, dan #3 di blog ini. Penyusunan SKP Jabatan Struktural memang dilakukan secara berjenjang/hierarki, itulah yang dirasakan teman-teman terasa tidak gampang. Padahal, penyusunan SKP itu dibuat berdasarkan uraian tugas (dan fungsi) unit kerja masing-masing yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Untuk memudahkan pemahaman, dalam bahasan ini tidak menggunakan istilah Eselon, melainkan istilah "pimpinan puncak" atau the top management, agar tulisan saya ini bisa dipahami secara fleksibel, sehingga subtansi ketentuan bagaimana tatacara  penyusunan SKP dalam PP 46 Tahun 2011 bahwa penyusunan SKP dilakukan secara berjenjang/hirarki atau Top - Down, Up - bottom, dimulai dari pimpinan (the Top Management) dan secara hirarki SKP diterjemahkan (baca: dijabarkan) oleh para pejabat setingkat lebih rendah di bawahnya sampai kepada level staf (JFU).

Lalu sebenarnya siapakah PNS yang paling dahulu menyusun SKP di unit organisasinya? Yang paling pertama kali menyusun SKP adalah The TOP Management, alias jabatan puncak oleh karena itulah saya menggunakan istilah “top management” dalam bahasan kali ini.

Maka, jika pembaca misalnya bekerja di Kantor Perpustakaan dan Kearsipan (Eselon III), yang paling pertama menyusun SKP adalah pimpinan puncak lembaga/unit organisasi tersebut, yakni Kepala Kantor, selanjutnya pejabat eselon setingkat lebih rendah di bawahnya (Kasubbag), terus secara hierarki sampai terakhir JFU (Jabatan Fungsional Umum) tugasnya menerjemahkan SKP yang telah disusun oleh pimpinan puncak, atau atasannya langsung. Jadi jika the top management adalah Pejabat Eselon I, maka yang mula pertama menyusun SKP adalah Pejabat Eselon I; jika the top management  yang dimaksud adalah Lurah (eselon IV), maka Lurah-lah yang kali pertama harus menyusun SKP, baru pejabat lainnya sampai ke tingkat staf/jabatan fungsional umum.

Lalu apabila di lingkungan organisasinya terdapat PNS jabatan fungsional tertentu (JFT) (klik www.menpan.go.id), apakah JFT tersebut turut serta menerjemahkan SKP pimpinan mereka selaku the top management atau pejabat penilai lainnya yang ditunjuk? Jawabannya tidak. Karena penyusunan SKP bagi PNS jabatan fungsional tertentu (JFT), kegiatan tugas jabatannya disesuaikan dengan butir-butir kegiatan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang JFT yang bersangkutan. [klik contoh]. Ingat, pegawai dengan status jabatan fungsional tertentu bersifat mandiri, tugas-tugasnya didasarkan kepada skill, keterampilan, pengetahuan dan keahlian tertentu.

Dalam hal penyusunan SKP bagi pejabat struktural/fungsional umum yang perlu diperhatikan adalah:

1)  Bagi pimpinan puncak yang merupakan instansi yang tugas dan fungsinya merupakan 'perpanjangan' tangan instansi induk (contoh Kepala UPTD di Kecamatan), maka SKP yang disusun tidak mengacu kepada RKT, melainkan mengacu/menjabarkan tugas dan fungsi instansi induk (Dinas). Contoh Kepala UPT Dinas Pendidikan Kecamatan Negeri Hastinapura, maka SKP-nya mengacu/menjabarkan SKP Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat atau pejabat lain yang ditentukan.

2)   bagi pemegang jabatan struktural maupun fungsional umum (JFU) dengan sifat tugas yang input/bahan kerjanya dari unit organisasi yang bersangkutan, maka penetapan target didasarkan kepada Rencana Kerja Tahunan yang telah ditetapkan.

3)   bagi pemegang jabatan struktural maupun fungsional umum (JFU) dengan sifat tugas yang input/bahan kerjanya dari output/hasil kerja unit organisasi lain, maka penetapan target didasarkan kepada asumsi rata-rata tahun sebelumnya (contoh: unit kerja yang tugasnya menerima/mendistribusikan surat-surat masuk/keluar, unit/instansi/satuan kerja pelayanan perizinan, dan lain sebagainya).

PENYUSUNAN SKP PEJABAT STRUKTURAL/FUNGSIONAL UMUM      

eS-Ka-Pe vs Ice Coffee (gambar dari: www.m.menit.tv)

Di atas sudah saya tuliskan bahwa, penyusunan SKP bagi PNS jabatan struktural/jabatan fungsional umum itu bersifat Top - Down. Ini dapat dipahami bahwa penyusunan SKP dilaksanakan secara berjenjang/hirarki, artinya pekerjaan dibagi habis dari pimpinan puncak sampai ke level staf/JFU. Sehingga ada pembagian peran, siapa mengerjakan apa. Ingat, bahwa masing-masing peran PNS dalam sebuah organisasi memiliki wewenang dan tanggung jawab sesuai tugas dan fungsi masing-masing.

Contoh penyusunan SKP Pejabat Struktural dalam bahasan ini: 

Sdr. Siti Yanuarsih, SH. jabatan Kepala Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bangko (Eselon III/a) membawahi 4 jabatan struktural eselon IV sebagai berikut:

1. Kasubbag Tata usaha;

2. Kasie SDM Perpustakaan dan Kearsipan

3. Kasie Kearsipan

4. Kasie Perpustakaan

5. Jabatan Fungsional Perpustakaan dan Kearsipan (Pustakawan dan Arsiparis)

Dari keempat jabatan struktural eselon IV di atas, masing-masing memiliki 1 s.d. 3 staf JFU (jabatan fungsional umum).

Dapat digambarkan, pada Tahun 2014, Kantor Perpustakaan dan Kearsipan memiliki rencana kerja sesuai kutipan RKT dan DPA (Daftar pelaksanaan Anggaran) sebagai berikut:

1. Menyiapkan Rancangan pedoman dan petunjuk teknis di bidang kearsipan dan perpustakaan dengan target 1 naskah rancangan;
2. Melaksanakan pembinaan bidang kearsipan dan perpustakaan dengan target 24 laporan;
3. Melaksanakan penyelenggaraan ketatausahaan Kantor (surat/menyurat)  dengan target 4000 surat (perkiraan)
4. Melaksanakan bimbingan teknis kearsipan, target 1 naskah laporan, target biaya Rp 25.000.000,- (dikutip dari RKT - DPA);
5. Melaksanakan bimbingan teknis tatakelola perpustakaan desa, target 1 naskah laporan, target biaya Rp 25.000.000,-
6. Melaksanakan bimbingan teknis penyelenggaraan kearsipan, target 1 naskah laporan dan target biaya Rp 35.000.000,-
7. Menyelanggarakan workshop Arsip Statis, target 1 naskah laporan, target biaya Rp 35.000.000
8. Melaksanakan penatausahaan keuangan, target 12 laporan
9. Menyusun LAKIP tahun 2013, target 1 naskah laporan
10. Menetapkan Rencana Kerja dan Anggaran Tahun 2015, target 1 naskah RKT

So, bagaimana SKP Sdr. Sitti Januarsih, SH dan para Kasubbag/JFU dibuat? Silahkah simak di posting bertajuk "Menyusun eS-Ka-Pe semudah Membuat Ice Coffee".