Cara Menyusun SKP Pejabat Struktural #5

Penyusunan SKP bagi Pejabat struktural memuat rencana kerja/kegiatan tugas jabatan dan target yang harus dicapai dalam kurun waktu penilaian yang bersifat nyata dan dapat diukur. Setiap kegiatan tugas jabatan yang akan dilakukan harus didasarkan pada tugas dan fungsi, wewenang, tanggung jawab, dan uraian tugasnya yang secara umum telah ditetapkan dalam struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) dan uraian jabatan. 

SOP Penyusunan SKP

Penyusunan SKP pejabat struktural pada dasarnya dilakukan melalui cascading secara Top Down. Dalam melaksanakan kegiatan tugas jabatan pada prinsipnya pekerjaan dibagi habis dari tingkat jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah secara hierarki.

Penyusunan SKP harus memperhatikan kriteria SMART, yaitu:

1. Specific (jelas), kegiatan yang dilakukan harus dapat diuraikan secara jelas
2. Measurable (dapat diukur), kegiatan yang dilakukan harus dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk angka seperti jumlah satuan, jumlah hasil dll maupun secara kualitas seperti hasil kerja sempurna, tidak ada kesalahan, tidak ada revisi dll.
3. Achievable (dapat dicapai), kegiatan yang dilakukan harus disesuaikan dengan kemampuan PNS.
4. Relevant (relevan), kegiatan yang dilakukan harus berdasarkan lingkup tugas jabatan masing-masing (sesuai tugas dan fungsi/SOTK).
5. Timed (memiliki target waktu), kegiatan yang dilakukan harus dapat ditentukan waktunya.

Langkah-langkah dalam penyusunan SKP diawali dengan dokumen Renstra/RKT (Rencana Strategis/Rencana Kinerja Tahunan) dalam institusi/lembaga negara seperti BPK (Badan Pemeriksa Keuangan) dikenal juga istilah RKP (Rencana Kegiatan Pemeriksaan) dan RKSP (Rencana Kegiatan Sekjen dan Penunjang). 

Kemudian pejabat struktural memetakan Program/Kegiatan/Output/Sub Output/Komponen dalam RPJMD/Renstra/RKT/RKP/RKSP kepada pejabat satu tingkat dibawahnya sesuai SOTK & Uraian jabatan dengan memperhatikan pola cascading output kegiatan. 

Kegiatan, volume, jumlah biaya yang tertuang dalam Renstra/RKT (DIPA/DPA) berturut-turut merupakan kegiatan tugas jabatan, target output dan target biaya dalam SKP Pejabat Struktural Eselon I dan II (pada K/L pemerintah pusat/propinsi), pejabat eselon II dan III pada level pemerintah Kabupaten/Kota.

Selanjutnya pejabat struktural setingkat lebih rendah wajib mempelajari SKP Atasan Langsung atau pejabat penilai, untuk memastikan bahwa kegiatan tugas jabatan dan target dalam SKP yang akan disusun mendukung kegiatan tugas jabatan dan target dalam SKP atasan langsung/pejabat penilai. Selanjutnya, masing-masing PNS merumuskan detil kegiatan yang akan dilakukan untuk mendukung capaian output dalam SKP atasan langsung dengan memperhatikan RKT, tugas fungsi (Uraian jabatan Struktural, JFU). Terakhir, tambahkan kegiatan yang tidak tercantum dalam RKT, sepanjang masih sesuai tugas dan fungsi dalam uraian jabatan dan kegiatan tersebut rutin dilaksanakan. Misalnya kegiatan perencanaan (konsep Rumusan Rancangan Rencana Kerja Tahunan, Konsep atau Draft Renstra), Penyelenggaraan Tata usaha Kantor (Pengelolaan surat-menyurat/arsip, Konsep-konsep surat keputusan, nota dinas, telaahan staf, dll), Penyelenggaraan urusan kepegawaian dan rumah tangga (Penetapan usulan kenaikan Pangkat Pegawai, Penerbitan/pemberian kenaikan gaji berkala/impassing, pemberian cuti, dll), kegiatan pelaporan (Laporan Mingguan, Bulanan, LAKIP, CALK, dll dalam rangka pencapaian IKU Satker).

PRINSIP Penyusunan SKP: Adanya Pekerjaan yang Dibagi Habis secara Hirarki

Dalam melaksanakan kegiatan tugas jabatan pada prinsipnya pekerjaan dibagi habis dari tingkat jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah secara hierarki

Maksud dari kalimat di atas adalah, untuk menghasilkan suatu output dari suatu uraian tugas/kegiatan jabatan, maka harus ada pembagian peran, siapa melakukan apa sesuai wewenang dan tanggung jawab sesuai Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SoTK). Berikut sebagai contoh output yaitu "Usulan Kenaikan Pangkat Pegawai"

Contoh Output: Usulan Kenaikan Pangkat PNS di Lingkungan Dinas Pendidikan

Sehingga jika dilakukan cascading secara top-down, maka untuk menghasilkan sebuah output tersebut di atas, akan ada pembagian peran "siapa melakukan apa" sesuai wewenang/tanggungjawab masing-masing jabatan struktural secara hirarki, seperti digambarkan pada tabel berikut:

No	Pejabat	Wewenang, Tugas & Fungsi	Output/Hasil Kerja	Satuan Output
1	Kepala Dinas (Eselon II/Pimpinan Tinggi Pratama  - UU 5/2014 - ASN)	Menandatangani/ Menetapkan/Menerbitkan	Usul kenaikan Pangkat Pegawai Dinas	Berkas
2	Sekretaris (Eselon III/Administrator - UU 5/2014 – ASN)	•      Memfinalisasi konsep Usulan Kenaikan Pangkat … •      Memverifikasi  konsep/data	Berkas siap ditandatangani Kepala Dinas	Konsep
3	Kasubbag relevan (Eselon IV/Pengawas - UU 5/2014 – ASN)	Menyiapkan konsep Rancangan awal Menyiapkan… Memeriksa / verifikasi kelengkapan	Konsep/Draft awal/Berkas usulan siap diverifikasi	Konsep
4	JFU (Pengadministrasi Umum/Pengadministrasi Kepegawaian/pengantar Surat dsb)	Menghimpun & Menganalisis data…. Memilah…. Mengetik konsep…. Mengirimkan berkas usulan…	Konsep awal	Konsep Berkas

Demikian, semoga bermanfaat.

(Daftar bacaan: Perka BKN No 1 Tahun 2013, BPK.go.id, dan berbagai sumber lainnya)