Cara Menyusun SKP Pegawai Jabatan Fungsional Umum

Kali ini saya melanjutkan bagaimana cara penyusunan SKP yang lebih pragmatis. Posting kali ini saya tujukan kepada teman-teman PNS yang saat ini masih memegang jabatan fungsional umum (staf pelaksana). Namun, sebelum itu, di tempat teman-teman sudah pernah diadakan pemetaan jabatan atau belum? Pemetaan jabatan dilaksanakan dengan Analisis Jabatan.

Sebagaimana diketahui, Analisis Jabatan (Anjab) dilaksanakan untuk mengetahui informasi jabatan dan peta jabatan dalam struktur organisasi. Misalnya Sdr Fulan adalah seorang Pelaksana (staf) tugas sehari-hari mengantar surat, maka jabatan Sdr. Fulan setelah dilakukan Anjab memiliki sebutan sebagai Caraka. Seorang PNS sebut saja Sdr. Djatmiko, sehari-hari melaksanakan tugas memilah, mengagendakan dan mendistribusikan surat masuk maupun keluar di suatu organisasi, sebutan jabatan untuk Sdr. Djatmiko adalah Pengadministrasi Umum. Makanya dalam penyusunan SKP, antara jabatan yang tertulis harus singkron dengan uraian jabatan/tugas yang tertuang dalam SKP.

Lebih lanjut, analisis jabatan dilaksanakan untuk menghitung kebutuhan pegawai melalui perhitungan (analisis) beban kerja, karena dalam analisis beban kerja disebutkan uraian jabatan. 

Menuliskan uraian jabatan/tugas juga harus jelas dan rinci. Uraian tugas setidaknya harus bisa menjawab WHW (What (What do you do?), How (How do you do?) dan Why (Why do you do it?). Berikut uraian tugas yang bagus dan yang tidak lengkap. Bandingkan antara uraian tugas A (asal buat) dan B (yang benar, menurut kaidah WHW meskipun ada beberapa yg tidak sempurna)

Contoh Uraian Tugas yang Salah dan Benar

Berikut saya kutipkan bagaimana contoh pembuatan SKP bagi staf (jabatan fungsional umum/JFU) bernama Djatmiko Agus Heriyanto yang tugasnya sebagai Pengadministrasi Umum (JFU), dengan uraian tugas sebagai berikut.

1. Memilah surat, faksimile masuk/keluar sesuai waktu/tanggal penerimaan / penerbitan, serta jenis dan sifatnya,  agar mudah dalam pengagendaan / pengiriman. 
2. Mengagenda surat, Faksimil Masuk/keluar dengan cara mencatat dalam buku catatan khusus sesuai urutan waktu tanggal penerimaan / terbit untuk tertib administrasi
3. Membubuhkan kartu disposisi dan mencantumkan asal surat, faksimile nomor dan tanggal surat, faksimile, kapan diterima untuk tindak lanjut
4. Mendistribusikan surat, faksimile, dokumen sesuai disposisi pimpinan kepada Kepala Bidang di lingkungan BKPP untuk mendapatkan tindak lanjut
5. MenggandAkan surat , faksimile masuk/keluar sesuai kebutuhan atau arahan pimpinan
6. Menyimpan surat, salinan faksimile keluar-masuk, dan dokumen sesuai arahan pimpinan
7. Membuat rekapitulasi daftar hadir pegawai BKPP pada setiap akhir bulan
8. Menyusun laporan daftar hadir pegawai BKPP tiap akhir/awal bulan

Umpamanya Sdr. Djatmiko Agus H, ingin menyusun SKP dan membuat target kinerjanya, sehingga Sdr. Djatmiko menyusun SKP seperti berikut:

SKP PNS Jabatan Fungsional Umum

Demikianlah, bagaimana Sdr. Djatmiko seorang PNS jabatan fungsional umum menyusun sebuah SKP lengkap dengan target yang akan dicapai. Dalam hal menyatakan target, misalnya dalam satu tahuan Sdr. Djatmiko menargetkan kuantitas (output) 15.000 surat harus diolah dengan 100% target mutu (kualitas) dalam target waktu penyelesaian selama 12 bulan. 

Dalam menyusun target kuantitas, karena belum diketahui berapa banyak surat masuk yang harus diiolah, Sdr. Djatmiko merujuk pengalaman tahun lalu, yaitu sebanyak 15.000 surat masuk. 

Sesudah SKP dibuat/disusun, lalu SKP disahkan oleh atasan langsung sebagai Pejabat Penilai. Dalam hal atasan langsung tidak mau mengesahkan, Sdr. Djatmiko langsung membuat laporan secara tertulis kepada atasan pejabat penilai, keputusan atasan pejabat penilai bersifat final.

SKP dibuat pada awal tahun (2 Januari), dan selanjutnya SKP disimpan oleh atasan langsung, selanjutnya atasan langsung membuat buku catatan yang memuat penilaian-penilaian kepada Sdr. Djatmiko selama satu tahun penilaian.

Demikian yang dapat saya berikan. Tunggu simulasi lanjutan yaitu penyusunan SKP bagi pegawai fungsional tertentu dan Pejabat Struktural. Tunggu juga posting saya tentang simulasi penilaian kinerja PNS dengan menggunakan aplikasi MS. Excel. (Sumber Referensi: Perka BKN No 1 Tahun 2013). 

Semoga bermanfaat.

Incoming SEO:
Cara Menyusun Sasaran Kerja Pegawai, PP 46 Tahun 2011, Simulasi Penyusunan SKP, Kewajiban PNS, Tanggung Jawab PNS, DP3 diganti dengan SKP, Catatan Go Blog Menyusun SKP, Analisis Jabatan, Anjab, ABK, Cara membuat Uraian Tugas, Job Description. Cara menyusun uraian tugas jabatan guru, contoh uraian tugas auditor, contoh uraian tugas dokter